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Base de données : un zoom sur les erreurs commises par les entreprises - Un texte

Consignes générales du client :

Synthétiser ce texte en 450 mots en respectant la structure : Introduction / Paragraphe / Conclusion
Mettre en avant 3 mots-clés principaux :
- Base de données produits
- Base de données
- CRM

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Introduction
La gestion des données devient de plus en plus importante dans le cadre des activités des entreprises. En effet, lorsque les documents et les informations professionnels sont mal gérés, des erreurs et des omissions peuvent survenir et freiner le développement de l’entreprise. Ces différents dysfonctionnements peuvent également entrainer d’importantes pertes financières.
Avec le développement du marketing digital et la diminution de l’efficacité des anciennes méthodes de communication (appels téléphoniques, spots publicitaires à travers des canaux audiovisuels, etc.), une bonne gestion des données d’entreprises devient indispensable pour garantir l’efficacité des actions menées pour acquérir des parts de marché et pour fidéliser sa clientèle.
Il est fortement recommandé d’identifier les principales erreurs qu’il ne faut pas commettre dans la gestion des données afin d’être en mesure de trouver les solutions les plus adaptées et de résoudre les problèmes rencontrés dans la gestion des données d’entreprises.

Paragraphe 1 : Ne pas connaitre l’utilité de toutes ces données

La plupart du temps, les PME pensent que les offres qui permettent de mieux gérer les données professionnelles ne concernent que les grandes sociétés et négligent tous les avantages qui peuvent en découler. En général, comme les informations dont ils disposent sur leurs activités et leur clientèle ne sont pas bien classées, ils ont du mal à y accéder rapidement et ne les exploitent pas suffisamment pour améliorer et garantir l’impact de leurs campagnes.

Les données sont éparpillées dans différents départements et cette situation complique la recherche d’informations. Il conviendrait de mettre en place un système centralisé pour que toutes les branches de l’entreprise puissent y accéder plus facilement et adapter ainsi leur stratégie de communication pour mieux répondre aux besoins de leurs clients et les convaincre de continuer à consommer leurs produits ou de recourir à leurs services.

Paragraphe 2 :Négliger les avantages qui découlent de l’utilisation d’un logiciel CRM

Le développement du département vente dépend d’une gestion efficace de sa base de données d’informations client. Le logiciel CRM est l’outil idéal pour retrouver ses contacts en quelques clics, pour identifier et segmenter plus rapidement les différentes informations dont l’entreprise dispose pour optimiser ses méthodes de prospection.
Ce logiciel aide aussi à créer un historique complet des échanges de mails et des appels passés avec les différents contacts afin de connaitre les démarches qui ont déjà été effectuées avant de recontacter un prospect ou un client. L’utilisateur est en mesure de mieux gérer ses rendez-vous professionnels et d’identifier les besoins de chaque contact afin de lui faire une offre susceptible de l’intéresser.
Cet outil permet également de créer des devis professionnels et d’en assurer leur avancement. Ainsi, le responsable ou le commercial peut se focaliser sur les transactions les plus susceptibles de se concrétiser et de lancer des relances aux moments les plus opportuns. Il est également plus facile de comprendre les motifs de désistement des prospects et d’y remédier. Le manque de suivi ou de disponibilité ne devrait plus être d’actualité grâce à l’organisation instaurée avec le logiciel CRM.
Grâce à toutes les informations collectées et catégorisées, il devient plus facile de coacher ses commerciaux au quotidien pour booster leurs compétences en tenant compte des habitudes de consommation et des besoins directs de sa clientèle.
Avant de se lancer, il faut comprendre que travailler sur un logiciel CRM ne suffit pas pour réussir à mieux développer ses activités : en effet, si les données ne sont pas enregistrées correctement, les utilisateurs peuvent également rencontrer des soucis pour y accéder et pour les exploiter. Ainsi, il est primordial de bien maitriser l’utilisation de cet outil de gestion de données et de connaitre toutes ses fonctionnalités pour en profiter au quotidien.

Paragraphe 3 : Avoir des données déstructurées et sans corrélation

Lorsque les données sont déstructurées, les utilisateurs ont du mal à déterminer l’intérêt marketing du cross-selling et de l’up-selling. En effet, lorsque toutes les données (contrats, échanges de courriels, devis, factures, demandes, etc.) sont consultables et exploitables à partir d’une interface unique, il devient plus simple de concevoir une offre personnalisée pour chaque client et multiplier ainsi ses ventes.
Les données de chaque département d’une entreprise doivent être enregistrées en mettant des corrélations logiques et utiles pour faciliter encore plus leur recherche et leur exploitation. Une organisation intuitive est indispensable pour que la gestion des données soit rentable et efficace.

Paragraphe 4 : Ne pas désigner de responsable pour la gestion de sa base de données

La gestion d’une base de données au sein d’une entreprise requiert des compétences spécifiques. En effet, le responsable doit être en mesure de classer minutieusement toutes les informations, d’établir des liens logiques entre elles, d’anticiper les besoins de ses collaborateurs lorsqu’ils effectuent des recherches et d’exploiter au maximum les différentes fonctionnalités des logiciels dont il dispose.
Il est également très important que ce technicien soit en mesure de consacrer beaucoup de temps à la gestion des données : il faut qu’il comprenne l’importance de sa mission et qu’il soit capable de prendre des initiatives pour améliorer au quotidien la gestion de la base de données de son entreprise.
Il est fortement recommandé de ne pas confier cette tâche à un débutant stagiaire ou à un bénévole pour que les informations soient correctement enregistrées. En effet, les erreurs, les fautes et les omissions peuvent compromettre l’efficacité des outils utilisés.
Le gestionnaire des bases de données d’une entreprise doit être rigoureux, consciencieux et réactif pour que ces collègues puissent disposer plus facilement de toutes les informations qui leur faut pour travailler dans les meilleures conditions. Ils ne perdront plus leur temps à rechercher un document : ils leur suffiront de saisir les mots-clés correspondants pour retrouver une facture, un devis, un courriel ou encore une date importante.

Paragraphe 5 : Ne pas prévoir de mise à jour des données déjà enregistrées

Tous les changements doivent être enregistrés pour que les données soient régulièrement mises à jour et que les démarches marketing des commerciaux ne soient pas faussées. En effet, chaque détail est important et peut contribuer à adapter les stratégies mises en place pour augmenter et améliorer les ventes.

Paragraphe 6 : Ne pas sensibiliser ses collaborateurs à utiliser ses données

Les différents responsables et employés d’une entreprise doivent être informés et formés pour être en mesure d’utiliser les outils de gestion de données qui sont mis à leur disposition. Ils doivent être capables d’étudier et d’utiliser judicieusement les informations dont ils disposent. Il faut les inciter à suivre les directives mises en place pour l’organisation des différents documents et effectuer des recherches rapides pour les retrouver plus facilement plus tard.
Ils travaillent alors de concert avec le technicien chargé de la gestion et du regroupement des données : il deviendra alors plus facile de partager les données des différents départements et d’harmoniser leurs méthodes de travail au quotidien.
Les différents services (commercial, service après-vente, ressources humaines, département financier, etc.) d’une entreprise doivent travailler ensemble pour que chacun puisse effectuer un feedback à son niveau et aider ses collègues à améliorer les stratégies adoptées.
Lorsque les données ne sont pas gérées comme il faut et que les normes en matière de gestion d’information ne sont pas respectées, la collaboration n’est pas favorisée, le manque d’organisation handicape le développement des activités et des erreurs peuvent compromettre l’efficacité du processus de lancement ou de présentation des nouveaux produits ou de services. Il est rare que les données soient précises.

Conclusion: L’investissement dans des outils performants est indispensable, mais ne suffit pas pour atteindre ses objectifs : en effet, les compétences du responsable de la gestion et de la centralisation des données sont également requises. Par ailleurs, il ne faut surtout pas négliger les démarches de sensibilisation de se différents collaborateurs afin qu’ils comprennent l’utilité de ces outils et qu’ils n’hésitent pas à suivre les nouvelles directives en vue d’améliorer la gestion des données de l’entreprise.

Texte #1
440 mots
Terminé

Il s'agira ici de synthétiser un texte de 1200 mots en le passant a un format billet de blog de 440 mots.
Le thème de l'article porte sur la Gestion des données : un zoom sur les erreurs commises par les entreprises.
Vous devrez respecter la structure de l'article : introduction / paragraphe / conclusion
Nous attachons une partie importante aux mots-clés et au référencement SEO, nous souhaiterions donc notamment remplacer le terme " gestion des données" par " base de données".
Nous souhaitons mettre en avant 3 mots clés :
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WR17-10189 a été choisi pour la rédaction de ce texte.

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